Любая компания независимо от ее размеров заинтересована в том, чтобы снизить расходы, связанные с оргтехникой и печатью документов. Есть разные способы как этого достичь. Один из самых надежных – аутсорсинг печати. Что кроется за этим понятием, как устроен процесс, в чем его преимущества и недостатки, как выбрать подрядчика? На эти и другие вопросы ответим в этой статье.



Под аутсорсингом печати понимают комплекс услуг, который направлен на освобождение заказчика от задач, связанных с печатью документов и обслуживанием офисной техники. Подрядчик берет на себя решение ряда вопросов: обеспечить компанию необходимым оборудованием и расходниками, регулярно обновлять ПО, мониторить затраты на печать и ее объемы. Вся деятельность направлена на то, чтобы печать документов проходила без сбоев, была надлежащего качества, расходы заказчика на эти работы сводились к минимуму. Услугами аутсорсинга печати могут воспользоваться как крупные предприятия, так и небольшие офисы: масштаб парка оборудования не имеет значения.

Не путать понятия

Существует термин, с которым часто путают аутсорсинг печати, – покопийное обслуживание. Некоторые считают их синонимами. Но это не так. Покопийка подразумевает услуги печати, в которых не делается ставка на качество отпечатков, стабильный и бесперебойный процесс, безопасность данных. Заказчик оплачивает сумму, которая складывается из количества копий и стоимости одного отпечатка.
Аутсорсинг подразумевает управление всей печатной инфраструктурой компании: подбором и обслуживанием оборудования, поставкой расходных материалов, техподдержкой, мониторингом состояния устройств и т.д. Задача подрядчика – оптимизировать процессы, сократить расходы.

Секреты экономии

Внедрив аутсорсинг, компании могут сэкономить до 60% затрат на печать. За счет чего это происходит?

Проводится оптимизация парка оргтехники, устанавливаются принтеры и МФУ высокой производительности, на которых стоимость отпечатка ниже. Благодаря этому снижаются время простоя техники и энергозатраты.
Заказчик не тратится сразу на покупку новой техники. Он получает ее в лизинг или арендует. Тем самым, снижается риск потратить больше или купить не то оборудование без предварительного аудита.
На аппараты, где это возможно, устанавливаются картриджи большего объема. В результате заметно снижается цена отпечатка.
Сотрудники IT-отдела больше не тратят время на замену картриджей, ремонт устройств. Они переключаются на более важные задачи.
У подрядчика есть возможность устанавливать специальные модели с большим ресурсом работы и более выгодные по стоимости, которых нет в открытой продаже.
Вам не нужно думать о том, где хранить запчасти на случай поломок. Подрядчик обеспечивает необходимый объем расходных материалов, который всегда под рукой. Тем самым, в офисе обеспечена бесперебойная работа техники.
С компании снимаются амортизационные расходы и отчисления на имущество – техника не ставится на баланс компании.
Исключены затраты на внеплановые поломки – расходы на ремонт спрогнозированы и включены в бюджет.
Обеспечена постоянная техподдержка. По любой проблеме сотрудники заказчика могут напрямую связаться с аутсорсером и проконсультироваться.
За всю печатную инфраструктуру отвечает один поставщик. Это позволяет не тратить время на поиск ответственных в случае возникновения проблем.